نظام الكول سنتر من أرقام، كيف يحقق أفضل تواصل مع عملائك

يعد نظام الكول سنتر ، بمثابة أداة  للتواصل بينك كمقدم لأي خدمة أو منتج أو غير ذلك وبين  العملاء المهتمين بتلقي هذه الخدمة، من البداية أي من مرحلة التعرف على الخدمة أو المنتج وحتى مرحلة الشراء و ما بعد ذلك، وهو يمتلك العديد من المزايا التي يمكنها أن تحسن مبيعاتك وعلاقتك بعملائك، لكن أولًا دعنا نتعرف على ما هو سيستم الكول سنتر: 

ما هي برامج الكول سنتر: 

يمكننا تعريف الكول سنتر Call Center System كبرنامج على أنه 

مجموعة الأدوات والأجهزة والبرامج التى تستخدم لإدارة وتنظيم عمليات الاتصال الهاتفي داخل المنشآت على مدار الساعة بدقة وسرعة و مرونة، ويهدف استخدامه  إلى توجيه المكالمات الواردة والصادرة للقسم المختص و ممثلي الخدمات حسب احتياجات العملاء

خدمات أنظمة الكول سنتر : 

تتعدد مزايا أنظمة الكول سنتر  من اجل تحسين التواصل و استمراره و توطيد العلاقة مع العملاء، وكسب ثقتهم وولائهم نحو المنتج أو الخدمة التي تقدمها على مدار الوقت،  من بين هذه المزايا: 

• توجيه المكالمات 
• عرض معلومات العميل فى نظام إدارة علاقات العملاء.
• إدارة قوائم الانتظار 
• تسجيل المكالمات ، واستعراضها  حسب الحاجة.
• إعداد تقارير وإحصائيات. 
• زيادة الكفاءة وتوفير الوقت على المستخدم 
• الربط والتحديث فى قواعد بيانات العملاء.

ما هي أنواع نظام الكول سنتر؟

•  نظام الكول سنتر الداخلي (On-Premise)

تعتبر برامج الكول سنتر الداخلية أكثر الانظمة التي تعتمدها الشركات والمؤسسات في منطقتنا العربية، و تعمل عبر تركيب الاجهزة الخاصة بها داخليا في الشركة ومن ثم تتم صيانتها من خلال  التقنيين المسؤولين داخليا او خارجياً . 

•  نظام الكول سنتر المستضاف خارج الموقع (Hosted)

تلجأ الشركات للنظام الكول سنتر (Call Center System) الخارجي في حال تقدم خدماتها بين بلدان متعددة أو حتى لا تمتلك مكان بعينه أو غيرها من الاسباب، عبر الاعتماد على مؤسسة خارجية 

متخصصة

•  نظام الكول سنتر السحابي (Cloud-Based)

أحدث أنظمة الكول سنتر و تتعدد أيضا مزاياه حيث  يعتمد تشغيله بالكامل على الانترنت أو ما يسمى بالـ كلاود ” Cloud call center” حيث يعمل عن طريق تطبيقات الكمبيوتر او الهواتف الذكية وتتاح البيانات  للموظفين المسؤولين عبر التطبيق سواء للاستعراض او التحديث أو حتى المزامنة للبيانات.

تعرف على آليات تقديم أرقام لخدمات الكول سنتر السحابي 

•  نظام الكول سنتر المعتمد على المتصفح (Browser-Based)

اكثر انظمة الكول سنتر تقدما و هو نظام الكول سنتر المعتمد على المتصفح “Browser” 

 حيث يتمكن الموظف من الوصول الى المكالمات الهاتفية عبر المتصفح  من اي مكان، فقط يلزمه الاتصال بالانترنت، لذا أصبح اختيار الكثير من المؤسسات الكبيرة والناشئة مؤخرًا.. 

ما هي التقنيات الواجب توافرها في أي نظام كول سنتر ليناسب شركتك؟ 

•  موزع المكالمات التلقائي “ACD ” 

يعمل موزع المكالمات التلقائي عبر قيامه بتحويل العميل الى الموظف المسؤول تلقائيا بعد استقباله عبر  وحدة الاستجابة الصوتية التفاعلية IVR  والذي يقوم بالاستقبال و التوزيع ثم يقوم بجمع قياس أوقات الانتظار ومدة طول المكالمات وغيرها من الوظائف.

• أنظمة تسجيل المكالمات وإدارتها

تتم  عملية تخزين مكالمات العملاء التي تم تسجيلها بقاعدة بيانات بعد انتهاء المكالمة لفترة زمنية منفصلة أو غير محددة.، وتتم عملية تسجيل المكالمات سواء المكالمات الواردة  أو المكالمات الصادرة إلى مركز الاتصال، ويضم  ذلك مزايا أخرى كالقدرة على إيقاف المكالمات مؤقتًا  او استئناف التسجيلات الحية يدويا من قبل المسؤول عبر  واجهة برنامج مركز الاتصال، وتتعدد فوائد تسجيل المكالمات من بينها أنها تمكن المديرين أو رؤساء العمل من  مراجعة محتوى المكالمات لتحليل الأداء وتحديد أفضل الممارسات وتحديد أي مشكلات تتعلق بالخدمة او الموظف أو العميل او غيرها، وهو بالتبعية يعد حلقة في عملية  تلبية احتياجات العملاء على نحو أفضل وخدمتهم كما يجب. 

• – نظام  الرد الصوتي التفاعلي “IVR” 

يعمل الـ IVR لتعزيز كفاءة مركز الاتصال من خلال تنفيذ أفضل ممارسات تحسين نظام الرد الصوتي التفاعلي، وتحسين خدمة العملاء ويعد نظام الرد الصوتي نظام هاتفي آلي قادر على جمع المعلومات عن العملاء  المتصلين ، والتفاعل معهم ، ثم توجيه مكالماتهم  بناء على المعلومات الواردة بالمكالمة واحتياجاتهم ومن ثم حصولهم على الرد الأنسب لحاجاتهم او طلباتهم.

و يحصل نظام الرد عبر تفاعل المتصلون مع طلباته بإدخال بيانات معينة أرقام او اشارات باستخدام لوحة المفاتيح، ” للتواصل مع خدمة العملاء اضغط 1″ وفي بعض الأحيان يقوم نظام الاستجابة الصوتي التفاعلي (IVR)  بالرد على استفسارات  العميل المتصل. تابع خدمات الـ IVR  في أرقام. 

مزايا الاعتماد على نظام للكول سنتر من أرقام بشركتك، 

أو لماذا تثق بنظام كول سنتر أرقام  لشركتك؟ 

• يوفر تكاليف متعددة 

عبر أتمتة العديد من المهام الروتينية وتحسين عمل الموظفين المسؤولين فهو يسهم بشكل كبير في توفير الكثير من التكاليف والوقت، كما أن الاشتراك بأحد أنظمة الكول سنتر يسهم بتوفير  تكاليف المعدات والموظفين والتقنيات تحقق لك أفضل تواصل بأقل تكلفة،كما يمكنك من خلال خدمات أرقام أن تتواصل مع عملائك بسلاسة وبدون انقطاع. 

توفير تقارير دورية 

للتعرف على أداء الموظفين ومدى رضا العملاء توفر لك ارقام  القدرة على معرفة  جودة الأداء  لموظفي مركز الاتصال الخاص بك وطرق الرد ومدى التزامهم و قيامهم بمهامهم على أكمل وجه، فالحصول على مثل هذه التقارير والبيانات هامة لتطوير الأداء و العمل و السعي لكسب رضا العملاء وحتى تحسين الخدمات المقدمة ومن بين هذه التقارير: 

• تقارير أنشطة المستخدم
• التقارير الإحصائية 
• تقارير حول متوسط مدد المكالمات .
• تقارير حول توزيع المكالمات.

فريق ذو خبرة 

تعتمد أرقام على فريق من أفضل الخبرات لأداء مهام خدمة العملاء وتلقي الاتصالات وتحليلها وغير ذلك من المهام، كما يتم تدريب الفرق على كل ما يخص عملائك و شركتك و نشاطك طبقا للشروط والأحكام والقوانين الخاصة بك ، ومن ثم يبدأ  بالرد على عملائك من أي مكان في العالم 

وفي أي وقت بمهارة واحترافية لتكتسب ولاء عملائك ومن ثم ترتفع مبيعاتك.

تواصل دائم

فريق العمل من أرقام متاح 24 ساعة باليوم و 7 ايام اسبوعيا ، يمكنك اختيار التوثي المناسب للعمل حسب ما يناسبك أو يناسب عملائك، لتظل على تواصل دائم ومستمر مع عملائك بدون انقطاع.

الجودة والأمان

خدمة كول سنتر للغير من أرقام تتيح لك أنظمة وقواعد بيانات مؤمنة بالكامل

و قوية وذات كفاءة عالية للحفاظ على بيانات عملائك في أمان. 

نبذة عن ارقام وخدماتها من اجلك.. 

تتمتع ارقام بقدرة فائقة وخبرات تمتد لأكثر من 8 سنوات في خدمات إدارة العملاء بطريقة فعالة والحفاظ على رضا العملاء من خلال تقديم حلول الاتصالات والتقنيات المتنوعة والأحدث على الإطلاق التي تبحث عنها الشركات الكبيرة والناشئة وغيرها، 

كما نعمل على تأهيل فريق عملنا ليصبح جاهزًا  يمتلك جميع المزايا والمهارات التي يحتاجها لأداء مهامه كما يجب سواء بخدمات الكول سنتر او غيرها من الخدمات التي تقدمها راقام/ 

لذا نفخر بأن فريقنا  يحتوي مجموعة خبراء ممتازين في التعامل مع العملاء و الوقوف على استفساراتهم وتقديم المساعدة لهم على أكمل وجه، 

تغطي حلول أرقام وتقنياتها كل ما يحتاجه منشأتك  من  الخدمات والمنتجات  بالاضافة إلى والمتابعة الاحترافية  الكافية لتظل على دراية بما يحدث أولا بأول.